Projektmenedzserek és az agilitás fontossága

  • Olvasási idő:7perc

Ha megnézzük az agilitás szót a szótárban akkor azt látjuk hogy serénységet, gyorsaságot, ügyességet és ehhez hasonló szinonimákat jelent. Úgy ahogy a többi iparágban, az építészetben, vagy kimondott építkezéseknél is fontos az agilis hozzáállás mind a projektvezetők, tervezők, kivitelezők és a dolgozók részéről is.

Egy agilis csapat szinte minden problémán felül tud kerekedni, és néha ez a kulcs a sikeres projekt befejezéséhez a kikötött idő és anyagi ráfordítás keretein belül. Akkor is ha vezető, akkor is ha tervező, akkor is ha Ön egy “sima” munkás, segíthet magán és a csapatának ha agilis hozzáállással példát mutat a többi munkatársának.

Ha az építési csapatában meggyökerezik az agilitás akkor a siker sokkal könnyebben elérhetővé válik
Ha az építési csapatában meggyökerezik az agilitás akkor a siker sokkal könnyebben elérhetővé válik

Ha egy (építési)csapatból hiányzik az agilitás, akkor a munka vontatottabban, drágábban, és sokkal több stressz árán éri el a kívánt végeredményt, ami legtöbbször a meghatározott kereteken (idő és pénz) kívül fog bekövetkezni. Természetesen nem lehet elvárni mindenkitől hogy “egyből agilissá váljon” (főleg ezekben a nehéz időkben, de amire pont most van szükség ), de viszont vannak olyan hozzáállási “minták” amik segíthetnek ezt az “állapotot” elérni. Most nézzük meg hogy milyen (viselkedési ?) módszerekkel érhető el hogy egy építkezéssel foglalkozó csapat motiváltabb, jobb reagáló képességű, és ebből adódóan sikeresebb is legyen.

Senkit ne halmozzon el túl sok információval

Tervezze úgy, hogy megrendelője és a csapata folyamatosan, csak a releváns információt kapják. Ne gyűjtse össze az összes döntését egyetlen hatalmas prezentációba, amely egyszerre több száz új információval sújtja mind az ügyfelet, mind a csapat többi tagját. Ehelyett gondolkodjon folyamatos közlési rendszerben.

Ne ijedjen meg a változó követelményektől, még akkor se ha azok az építőmunka során csak később jelentkeznek

Minden tervezés “tökéletlen” követelményekkel kezdődik, ami azt jelenti, hogy a feltételek óhatatlanul napról napra változnak. Fogadja el ezt, és legyen a változások “bajnoka”, amint azok megjelennek a projektben. A változások azt jelzik, hogy a csapat tanul, és egyre világosabban és részletesebben megérti a problémát, amelynek megoldására vállalkozott. A változások azt is eredményezik hogy a tervezés, és a terv is egyre jobb lesz.

Tegyen javaslatokat

Ne akadjon fenn a projekt egyetlen részének túlzott részletességén, mielőtt minden mást hasonló fejlettségi szintre hozna. Minden nap rendelkeznie kell a projekt legjobb aktuális reprezentációjával, amely készen áll az ügyfél általi felülvizsgálatra vagy a csapatával való megbeszélésre, ahol a legújabb tervezési-végrehajtási kérdéseket megoszthatják és a problémákat összehangolhatják. Egyes javaslatokat elkerülhetetlenül jobban formalizál, mint másokat, de mindig rendelkezzen egy aktuális, legjobb verzióval.

Tartsa fenn a szoros, napi szintű együttműködést az érdekelt felek között

Ideális esetben naponta beszélnie kell az ügyféllel, a kivitelezővel, valamint a többi tanácsadóval és szakemberrel a munkája során. Ha azt szeretné, hogy mindig úgy tekintsenek Önre, mint a legjobb információforrásra, akkor ne bosszankodjon ha segítségért fordulnak Önhöz – mert pontosan ez a hozzáállás ami segít hogy a munka gördülékenyebben haladjon.

Ha az emberek nem félnek, vagy kifejezetten szeretnek Öntől tanácsot kérni, akkor sokkal több dologról vagy folyamatról fog tudni, amik Önt is segítik a munkájában, és ez amellett annak a bizonyítéka is, hogy tisztelik Önt és a tanácsait.

A projektek szakemberek köré épülnek, akikben meg kell bízni

Mivel a kezdet kezdetén nincs fixen meghatározott ideális megoldás a projektben, az ügyfele a szakembergárdája által összeállított szakmai felkészültségétől fog függeni. Alapvetően azért fizetnek egy építőcsapatnak, hogy a megrendelő projektjén dolgozzon, lehetőleg határidőn belüli elkészítéssel. Ezért bízzon a csapatában, és meg kell próbálnia nem túlságosan beleszólni a munkájukba, csak annyira amennyi feltétlen szükséges és fontos, nehogy a felesleges okvetlenkedéssel, vagy számonkérésekkel elvegye tőlük a lendületet és munkakedvet.

Ami még fontos lehet, hogy ahol csak lehetséges keresse a lehetőséget, hogy a fizikai “megbeszélőhelyiséget” megossza a csapata minden tagjával, tervezőkkel, munkásokkal hogy ők is kommunikálni tudjanak egymással. Ha elfogadja azt az agilis felfogást, miszerint a legjobb projektkommunikáció az, ha az folyamatos, akkor lehetőséget kell teremteni a folyamatos kapcsolattartásra, sőt azt elő kell segíteni, főleg ha egy fontosabb “részhez” érkeztek az építkezés során. Ha a fizikai kapcsolat nem lehetséges, vizsgálja meg a virtuális alternatívákat.

A “jó” javaslatok a haladás legjobb mércéje

Senkit sem nyűgöz le, ha egy rossz, vagy leegyszerűsített tervvel tartotta be a határidőt. Ha az Ön által támogatott javaslatokat nem tartják kivitelezhetőnek, hatékonynak, vagy bármilyen módon eltérnek a normáktól és a gyakorlati szabványoktól, akkor azt jobban el kell “eladnia” a csapatnak. Vagy ami még lehetséges és talán fájdalmas, hogy belássa hogy hibázott, és egyszerűen csak jobb munkát kell végeznie.

Az agilis folyamatok elősegítik a fenntartható gyakorlatot

A fenntartható kifejezést itt nem a zöld építési gyakorlatra használom, hanem a fenntartható tervezési ütem megtalálására. Azzal, hogy a merev vízesés-menedzsmentstílusról a nagy teljesítendő feladatokkal (és a nagy katasztrófákkal, ha a teljesítendő feladat nem teljesül) a fokozatos, de folyamatos javulás irányát kell követni, így az agilis szakemberek megtanulhatják hogyan gazdálkodjanak az idejükkel a leghatékonyabban, ami átgondoltabb munkát eredményez.

A szakmai kiválóságra és a jó végrehajtásra való folyamatos odafigyelés fokozza az agilitásra való hajlamot

Az építőipar aggasztóan tele van bizalmatlansággal és önző magatartással. De mégis, nagyon kevés kivételtől eltekintve, a csapat minden egyes tagját valószínűleg inkább az a vágy motiválja, hogy nagyszerű munkát végezzenek, amelyre büszkék lehetnek. Keresse a legjobbat a csapatában, és cserébe adja Önből is a legjobbat.

Egy folyamatosan a kiválóság iránt elkötelezett csapat gyorsabban és hatékonyabban dolgozik és öröm velük együtt dolgozni.

Az egyszerűség is fontos

Az építőiparban az egyszerűség ugyanazzal a súllyal esik latba, mint a munka hatékonyságának maximalizálása. Felelősséggel tartozik azért is, hogy egyszerűsítse mindazok munkáját, akik a kivitelezés során követni fogják a tervét. A tervezés során általában egy kis többletmunkára van szükség ahhoz, hogy egy projektet egyszerűbbé tegyen a kivitelezés során, ezért minden adandó alkalommal gyakorolja az egyszerűségre való törekvést, de ne a minőség kontójára. A munkatársai meg fogják hálálni hogy “egyszerűbbé teszi az életüket”, és lehet hogy ragad rájuk is az egyszerűség szemléletéből.

A legjobb ötletek az önszerveződő csapatokban születnek meg

Ha megmondja valakinek hogy hogyan dolgozzon legközelebb (aki már amúgy is tudja a feladatát), azzal csökkenti az önállóságát és a motivációját (meg a rá való hajlamot). A legmotiváltabb és legtermékenyebb szakemberek azok, akik szeretik azt, amin dolgoznak, és akik annyira elkötelezettek egy jó terv, vagy elképzelés iránt hogy különösebb felügyelet vagy felülvizsgálat nélkül is képesek saját döntéseket hozni azokról a dolgokról, amely területen dolgoznak. 

Ne feledje, tanácsot adhat, sőt kell is, de azt a megfelelő “alázatossággal”, és nem nagyképű, én vagyok a mindentudó módon, mert az csak ront a (későbbi) kommunikáció minőségén, és amellett még ha később hasznos tanácsot is ad, abba is bele fognak kötni bármilyen módon.

Ha kritizálni kell valamit…

Ha kénytelen kritizálni valamit a munkafolyamat során akkor adja meg a kritika alaphangját úgy, hogy mindig pozitív és derűs maradjon, még akkor is, ha lesújtó megjegyzései vannak az adott javaslattal, vagy munkafázissal kapcsolatban. Van néhány egyszerű alapszabály a sikeres, produktív, konstruktív kritikához, amelyek beválhatnak

  • A kritika nem azonos a “leszúrással”
  • A tervet vagy a munkát kritizálja, ne az embert
  • Legyen konkrét, legyen releváns
  • Mindig tegye fel a nehéz, nyilvánvaló kérdéseket
  • A megoldásra törekedjen ne a “harcra”

A csapat felelős a gondokért, nem pedig az egyes személyek

Bár természetesen egy-egy személy(ek) felelősek minden egyes munkafázis végrehajtásáért vagy tervért (amelyet valószínűleg Ön felülvizsgált), soha nem szabad személyeskedni, vagy csak egy személyt célpontba állítania ha valami gond adódik. Mindannyian együtt vannak a projektbe, ezért ennek megfelelően kell a fekete felhőket is elfújnia.

Gyakorolja az agilitást

Az agilis tervezési gyakorlatokkal mindig képes lehet alkalmazkodni valami újhoz, ami lehet hogy csak akkor derül ki, ha már valamennyi munkát és időt beleölt a “régi” tervbe. Minden nap kitalálhat valami újat, ami a tegnapi terveket, vagy eljárásokat felülírhatja Így, mivel a “tegnapi nap óta” nem sok idő telt el, nem kell annyi mindent megváltoztatni ha annak egy része nem működik.

legfrissebb cikkek
cikkek amelyek érdekelhetik